Snabbkurs i att sortera och prioritera osäkerheter

Då var det dags igen. Här kommer ytterligare en liten snabbkurs i ett verktyg för er som behöver navigera i Coronavirusets kaos – påverkan/osäkerhets-matrisen.

Detta är också ett standardverktyg från futuristernas stora verktygslåda. och hänger löst ihop med de andra verktygen jag tidigare skrivit ett inlägg om.

Ett av de största problemen med att navigera i osäkerhet är att vi ser massor av möjliga påverkansfaktorer, men kan inte förstå vilka vi behöver koncentrera oss på. Detta är extremt tydligt i dessa tider när Coronaviruset orsakar kaskadeffekter i flera led. Vi behöver helt enkelt sortera dem för att förstå vilka som är mer osäkra än de andra och vilka som inte påverkar lika mycket som de andra.

Hur vi sorterar och prioriterar med påverkan/osäkerhets-matrisen

För att reda ut och bemöta det kaos av olika faktorer som vi ser formar framtiden behöver vi sortera och prioritera dem. Vi gör det genom att gå igenom fyra steg.

  1. Brainstorma påverkansfaktorer
  2. Rita upp matrisen
  3. Placera ut faktorerna
  4. Analysera resultatet

1. Brainstorma påverkansfaktorer

Första steget är att sätta ihop en lista med de faktorer vi tror kan påverka vår situationen. Ett beprövat sätt är att brainstorma. Varje gruppmedlem sätter initialt ihop en egen lista under några minuter. Därefter presenterar vi resultatet i den större gruppen och sätter samman en gemensam lista av faktorer. Här använder vi med fördel Post-it lappar eftersom vi då kan placera ut dem en och en.

2. Rita upp matrisen

Verktyget vi använder för att sortera faktorerna är påverkan/osäkerhets-matrisen. De som jobbat med scenarioplanering eller rent av hört mig föreläsa i ämnet har sett denna matris som en central del i en traditionell scenarioplaneringsprocess.

Vi kan rita upp matrisen på tavlan eller på ett blädderblock.

Matrisen är uppbyggd av två axlar. På den vertikala axel ser vi påverkan. Ju större påverkan desto högre upp. På den horisontella axeln står det osäkerhet. Desto längre till höger på axeln desto större osäkerhet.

Vad påverkan betyder är inte så besvärligt.

Osäkerhet är kanske lite lurigare. Ett sätt att tänka på låg eller hög osäkerhet är att X har en låg osäkerhet om vi vet att X kommer att inträffa och effekten av X är entydig. Om X istället har en hög osäkerhet är det väldigt osäkert om X kommer att inträffa och/eller utfallet av X kan bli extremt varierande.

3. Placerar ut faktorerna

Processen utförs faktiskt bäst manuellt med post-it lappar och bygger på en metod som kallas parvis jämförelse.

Först placerar vi ut en faktor i mitten.

Tips: Vi tar en vi bedömer inte är en de mest extrema faktorerna.

Därefter tar vi nästa faktor men behåller den i handen för att jämföra med den eller de som redan är placerade.

Först börjar vi med att jämföra påverkan.

Bedömer gruppen att den har större eller mindre påverkan hamnar den högre respektive lägre än faktorn/faktorerna som redan är placerad i matrisen.

Därefter jämför vi osäkerhet.

Har den tillkommande faktorn större eller mindre osäkerhet hamnar den längre till höger respektive längre till vänster i relation till de redan placerade faktorn/faktorerna.

Nu har vi tillräckligt med jämförelseinformation och kan placera ut faktorn i matrisen i relation till de redan placerade faktorn/faktorerna.

Detta repeterar vi tills alla faktorerna är utplacerade.

4. Analysera resultatet

När vi är färdiga kan vi göra en analys genom att kika på vad axlarna tillsammans berättar om de utplacerade faktorerna.

De faktorer som ligger under en tänkt linje för liten påverkan behöver vi inte hantera direkt eller akut – de kan vi istället prioritera ner.

De faktorer som har stor påverkan och liten osäkerhet behöver vi hantera. Eftersom osäkerheten är låg förstår vi konsekvenserna och kan direkt börja arbeta med en lösning.

De faktorer vi däremot bedömer har stor påverkan och samtidigt stor osäkerhet är de verkligt allvarliga osäkerheterna som riskerar att förändra situation framöver. Dem vi behöver analysera djupare.

Ett sätt är att analysera dem är t ex att utveckla kompletta framtidsscenarier – vilket jag inte kommer att beröra i denna post. Den händiga kan också se var detta verktyg passar in i man kan hantera ”djupa” osäkerheter jag skrev häromdagen.

Poängen är att en organisation behöver lägga betydligt mer tankemöda på att förstå de möjliga framtida konsekvenserna av dessa kritiska osäkerheter. Orsaken är att deras utfall kommer att forma omgivningen och sätta ramarna för vilken strategi organisationen behöver utveckla.

Avslutande kommentarer

En stor del av värdet med detta verktyg ligger i när gruppen diskussion jämför och placerar ut faktorerna. Då sammanställer gruppen sin kunskap och en gemensam värdering äger rum vilket är själva nyckeln till att arbeta i grupp i en osäker värld.

Påverkan/osäkerhets-matrisen är vanligtvis ett verktyg i en längre process för att utveckla framtidsscenarier. Jag tycker dock att matrisen med fördel också kan också användas separat för att sortera faktorer i komplexa och osäkra lägen.

Har du några frågor eller kommentarer, hör gärna av dig i kommentarsfältet.