Snabbkurs i hantering av “djupa” osäkerheter

Eftersom framtiden alltid är osäker ingår förstås metoder för hantering av osäkerheter i varje futurists verktygslåda. Och när nu Coronaviruset satt oss i ett akut och i grunden osäkert läge kommer här en liten snabbkurs i hantering av djupare och komplexa osäkerheter.

Hur kan man jobba med att hantera osäkerhet?

Tricket för att hantera osäkerheter är att vidga synfältet och, utifrån de osäkerheter man hittar, formulera de olika utfallen. Därefter drar vi ut konsekvenserna av de olika utfallen och identifierar hur de påverkar just vår verksamhet och vad vi behöver göra för att möta dem.

Processen handlar inte om att förutsäga framtiden utan om att dra ut konsekvenserna av vad man ser, undersöka hur olika konsekvenser samverkar och utveckla en beredskap framåt.

För att hjälpa er att göra ovanstående så enkelt och snabbt som möjligt beskriver jag här en arbetsprocess i fyra steg.

  1. Brainstorma en lista av osäkerheter
  2. Sätt upp en matris utifrån de två mest intressanta osäkerheterna
  3. Utveckla beskrivningen av varje utfall
  4. Bedöm konsekvenserna och ta fram handlingsplaner

1. Brainstorma en lista av osäkerheter

Vidga sökandet genom att söka osäkerheterna utifrån några stora kategorier som tvingar ut tankar:

  • Sociala faktorer – t ex människors hälsa, utbildning, välstånd, värderingar och demografiska förändringar
  • Teknik och kunskapsutveckling – t ex teknisk utveckling, innovationer, kunskap och forskning
  • Ekonomi och företagande – t ex makroekonomi, företag och samhällsekonomi
  • Ekologi och miljö – t ex klimateffekter, väderförändringar, naturkatastrofer och råvaruförsörjning
  • Politik och aktivism – t ex lagar, nationella överenskommelser, demokratiska val och sociala media-effekter

Försök hitta någon eller några osäkerheter i anslutning till varje kategori.

Dokumentera osäkerheterna så att dess yttersta konsekvenser blir tydliga som t ex här:

2. Sätt upp en matris utifrån de två mest intressanta osäkerheterna

Gå igenom listan och välj ut de två osäkerheter ni tycker är mest intressanta att dra ut konsekvenserna av. Det kan t ex vara de ni bedömer har störst påverkan på er verksamhet.

Var inte oroliga för att välja fel. Ni kan alltid gå tillbaka och byta osäkerheter eller göra flera olika matriser för att fördjupa er i fler möjliga utfall.

Tips: Välj inte två osäkerheter som har en direkt koppling till varandra. Då blir nämligen vissa av utfallen svåra att formulera.

En matris kan t ex se ut så här.

Nu har ni ett ramverk som spänner upp två av osäkerheterna. Varje kvadrant ramar nu in ett framtida möjligt utfall.

3. Utveckla beskrivningen av varje utfall

Formulera en beskrivande rubrik för varje kvadrant. Komplettera sedan rubriken med några punkter eller ett par meningar text som beskriver vad som händer i respektive kvadrant.

Efter arbetet kan era olika utfall t ex se ut som följer.

4. Bedöm konsekvenserna och ta fram handlingsplaner

Diskutera och markera vilka risker och möjligheter de olika kvadranterna innebär för verksamheten. Hur allvarliga kan effekterna bli och handlar det om direkta eller mer långsiktiga konsekvenser

När konsekvenserna blivit tydliga handlar det om att utveckla handlingsplaner för att hantera dem. Här finns en rad frågor man kan ställa och besvara:

  • Vilka resurser behövs och har vi tillgång till dessa?
  • Vilken kunskap och vilka färdigheter har vi respektive behöver vi utveckla?
  • Om affärsmodellen behöver utvecklas vad behövs för att göra det?

Avslutande kommentar

Metoden ovan är ett strukturerat men ändå relativt enkelt sätt att diskutera osäkerheter i t ex sin ledningsgrupp. Och kanske framför allt ett sätt att möta det kortsiktiga tänkande vi lockas till av den pågående mediastormen.

Jag vill dock skicka med ett par kommentarer. Det här är en snabb och på ett plan ytlig metod för att diskutera osäkerheter. Eftersom man har begränsad tid och kunskap är detta snarare en styrka än ett problem. Värdet av arbetet ligger nämligen minst lika mycket i tankearbetet och den mentala beredskap som gruppen utveckla i arbetet som i den resulterande analysen.

Enkelhet är alltså denna modells styrka så lycka till med era analyser av det osäkra läget!

PS. Ja, detta är förstås kärnan i scenarioplanering i en extremt förkortad form.

PPS. Såg precis att Amy Webb publicerade en lite längre och mer detaljerad version av liknande process på Medium – bakom betalvägg för de som läst sina tre fria Medium-artiklar.