Scenarioplanering – ett nödvändigt verktyg för att navigera i Corona-krisen

Alla känner av den extrema osäkerheten runt Corona-viruset. I krisens obarmhärtiga strålkastarljus ser vi plötsligt tydligt hur vi levt i en stabil värld där endast några enstaka av oss har behövt hantera osäkerhet på allvar.

Och nu har vi över en natt blivit förflyttade till en annan värld.

Situation kräver nu massor av kortsiktigt nödvändiga beslut. Men osäkerheten är enorm och problemet är att de flesta saknar både tankemodeller och verktyg för att hantera en sådan situation.

Scenarioplanering är ett av de få verktygen för att navigera i en osäker omgivning. Nu behöver vi allihop lära oss grunderna i hur man utvecklar framtidsscenarier så att från vi utvecklar förmågan att tas igenom osäkerheterna som omger oss.

Scenarioplanering – en strukturerad och kollaborativ teknik

Scenarioplanering är en strukturerad teknik för att ta beslut och navigera under osäkerhet. Genom att utveckla och visualisera flera möjliga scenarier får vi en fördjupad förståelse för hur krafter i omgivningen samspelar med varandra och formar olika framtider. När vi sedan besöker de olika framtidsscenarierna ser vi konsekvenserna de olika scenarierna men också en överblick över vilka vägval vi har idag.

Det förvånar säkert ingen att scenarioplanering ursprungligen utvecklades av militären. Under 70-talets oljekriser sipprade metoden in på de stora oljeföretagens strategiavdelningar. De behövde helt enkelt navigera i en större osäkerhet än tidigare.

Själv kom jag i kontakt med scenarioplanering under min tid på Volvo i mitten 1990-talet. Volvo hakade tidigt på oljebolagens behov av att navigera långsiktigt. Dessutom såg Volvo behovet av att förstå hur det omgivande samhället skulle se ut framöver.

Många stora företag som t ex Royal Dutch Shell, jobbar regelbundet med scenarioplanering för sina långsiktiga analyser. Andra företag och institutioner jobbar med tekniken i speciella projekt för att titta framåt.

Scenarioplanering hjälper oss att vara förutseende

Poängen med scenarioplanering är just att det inte finns ett givet framtidsscenario utan snarare flera möjliga framtider som kan ta form. Vart och ett utav dessa scenarier bär med sig sina problem, utmaningar och möjligheter. När vi visualiserar de olika scenarierna förstår vi de olika beslut och handlingsmönster situationen kommer att kräva av oss i de olika scenarierna. Faktorer som t ex bransch, geografi, finansiell styrka och kunskapsnivåer kommer att bestämma vilka val vi har och vilka strategiska riktningar som är möjliga.

När vi får reflektera över konsekvenserna i de olika scenarierna hjälper det oss att få syn på vilka konsekvenser dagens beslut kan få.

Även om vi fortfarande inte förutsäga framtiden hjälper scenarioplanering oss att via ett spektrum av möjliga framtider få syn den större bilden.

Den större bilden gör det möjligt att vara förutseende och agera innan något händer. Utan den större bilden kan vi bara reagera och därmed riskera att bli inmålade i ett hörn.

Användning av scenarioplanering i Coronatider

Just nu är läget extremt osäkert. Osäkerheterna finns på flera nivåer. Dels finns osäkerheter runt krisens förlopp:

  • Hur länge kommer krisen att pågå?
  • Hur djup kommer krisen att bli för samhälle och ekonomi?
  • Vilka värdekedjor och institutioners verksamhet kommer att påverkas?

Dels finns osäkerheter runt hur läget kommer att vara efter krisen har klingat av.

  • I vilket skick kommer ekonomin att vara t ex fastighetspriser, oljepriser, arbetslöshet, börsvärdet och ränteläget?
  • Vilka sociala utmaningar kommer vi stå inför?
  • I vilket skick kommer våra underleverantörer och infrastrukturer att vara?

För att hantera dessa utmaningar behöver vi använda scenarioplanering för att dra ut linjerna. Vart leder besluten vi tar idag? Vilka konsekvenser ser vi i de olika scenarierna? Vilka resurser kommer vi att behöva för att möta konsekvenserna framöver?

Genom att utveckla scenarier kan vi vara betydligt bättre förberedda på att möta morgondagens utmaningar.

Scenarioplanering på distans

Scenarioplanering är en metod som vi gör i workshops i mindre eller större gruppmöten. I dessa virustider behöver vi oftare genomföra dessa workshops på distans.

De tekniska utmaningar kan vi hantera på olika sätt. Skype, Facetime, Microsoft Teams, Google Hangout eller andra program hjälper till med att koppla ihop möten och workshops. Gemensamma arbetsytor och dokument som t ex Google Docs, Office 365 eller Apple IWorks stödjer samarbeta i samma dokument.

Workshop-strukturerna behöver vi justera lite jämfört med hur vi normalt genomför scenarioworkshop i stora möten. Instruktionerna behöver t ex vara mer specificerade och uppdelningen mellan stegen vara tydligare. Framför allt kommer processen att gå lite långsammare då djupa diskussioner mellan flera deltagare är en förutsättningar för bra och insiktsskapande scenarioplanering.

Just nu är jag självklart engagerad i att paketera både workshopmetoder för scenarioplanering och utbildning/orientering för användning online.

Hur kan vi lära oss om scenarioplanering?

På denna blogg finns lite resurser och tankar runt scenarioplanering. De senaste dagarna har jag publicerat några inlägg där jag beskriver enskilda och enkla verktyg som normalt används i scenarioplaneringsprocesser och framtidstänkande.

Är ni intresserade av scenarioplanering får ni gärna kontakta mig.