Scenarioplanering och scenariotänkande

.Vi kan inte förutsäga framtiden! Tyvärr leds vi ibland att tro detta när vi översköljs av analysrapporter, prognoser och förutsägelser. Trots att vi inte kan förutsäga framtiden behöver vi ändå vara förutseende. De ledtrådar som kan hjälpa oss att förbereda oss för framtiden måste vi utnyttja så klokt som möjligt. Scenariotänkande är en mekanism för att göra precis det. Scenarioplanering är en metod för långsiktig strategisk analys baserat på den idén.

Scenariotänkande handlar om att använda våra förmågor att föreställa oss framtiden i relevanta och möjliga berättelser. Ett systematiskt “What-if”-tänkande om man så vill. Genom att utnyttja vår tidigare erfarenhet och kunskap skapar vi mentala farkoster för att färdas in i framtiden. Vårt logiska konsekvenstänkande och vår väl utvecklade berättarförmåga gör det möjligt för oss att färdas i möjliga framtida världar. En resa som vidgar vårt seende och låter oss uppleva konsekvenser av situationer som ännu inte uppkommit.

Metoden att göra detta för en verksamhets planering brukar kallas scenarioplanering och har sitt ursprung i militärens strategiska analyser. Under den ökande turbulensen inom olje- och energiområdet på 1970-80 talen vidareutvecklade Royal Dutch/Shell metoden för att kunna navigera i den allt mer osäkra och föränderliga världen. Idag är metoden mer aktuell än någonsin. Den används inte längre enbart av stora företag med långa tidsperspektiv utan är ett nyckelverktyg i den strategiska planeringen för snart sagt av alla typer av organisationer.

Ett exempel på hur en uppsättning scenarier kan presenteras kommer från DHL som år 2012 publicerade en rapport och en film som beskrev hur framtiden runt logistikverksamheten skulle kunna se utvecklas fram till 2050.

Hur utvecklar man scenarier?

När man utvecklar scenarier utgår man oftast från den största strategiska utmaning man står inför. Utifrån den identifierar man först trender och fördjupar sig sedan i de större underliggande drivkrafter som formar framtiden. Dessa drivkrafter finns oftast inte i den direkta omgivningen utan behöver sökas i den större perspektivet.

Genom att stanna upp och fördjupa sig i dessa drivkrafter och därigenom förstå hur de samverkar identifierar man de kritiska osäkerheterna. Dessa osäkerheter pekar ut de olika riktningar utvecklingen kan gå och utgör ramverket för de framtida möjliga scenarierna.

Scenarierna utvecklas sedan utifrån detta ramverk genom att man drar ut konsekvenserna och formulerar dessa i rika beskrivningar eller berättelser för respektive scenario. När man fördjupar sig i konsekvensbeskrivningarna får man också en djupare och mer konkret förståelse för vilka faktorer som är viktiga. Men också hur de kan samverka och vilka konsekvenser detta kan få.

Scenariokors - webb

Hur använder man scenarier?

Att utveckla scenarier är i sig en lärandeprocess. En organisation eller ledningsgrupp utvecklar i denna process en förståelse för hur omvärlden skulle kunna se ut i framtiden. Det finns dock en rad sätt på vilket man kan gå vidare mer konkret använda scenarierna för att analysera sin verksamhet eller sin design.

Den grundläggande idén för hur scenarier kan stödja strategiarbetet bygger på att man använder scenarierna som vindtunnlar. I grupp simuleras verksamheten för att förstå hur den skulle fungera om man befann sig i de olika scenarierna. Därefter samlar man ihop konsekvenserna och gör en analys av hur verksamheten skulle kunna göras robust inför framtiden.

Scenarioanalys - webb

Värdet av scenariotänkande för företag

Syftet med att att utveckla och diskutera utifrån divergerande framtidsberättelser och är att utmana de, ofta omedvetna, antaganden som låser fast bilden av framtiden i ett visst spår. Detta gäller för både gruppen som utvecklar scenarierna och mottagarna av resultatet. En organisation som arbetat med och förstått framtiden utifrån scenariotänkande har både en djupare insikt om vad framtiden kan innebära men också en större beredskap för möjliga framtida händelser. Scenariotänkandet innebär att man sätter dagens verksamhet och inriktning i ett längre och bredare perspektiv.

Rent konkret kan scenarioplanering hjälpa en organisation att

  • lära något väsentligt om framtiden – och formulera de viktiga frågorna om hur framtiden kan komma att se ut
  • ta ut den strategiska riktningen – även i komplexa, röriga och osäker situationer
  • formulera en gemensam vision – utifrån en mängd olika viljor och perspektiv
  • framkalla modiga vägval – som kan bryta ny mark, utmana konkurrenter och samla energi

För företag fungerar ofta de induktiva och deduktiva metoder som Global Business Network och Shell utvecklade under 1970-80 talen,

Scenariotänkande för offentlig sektor

I nationella, regionala och kommunala verksamheter finns ofta lite annorlunda utmaningar än vad företag har. Behovet att vidga och fördjupa sina perspektiv och kunskap om framtiden är i huvudsak samma mellan dessa olika organisationsformer. Det som skiljer dem åt är att de tydliga och mätbara mål företag har saknas i en offentlig verksamhet. Där karaktäriseras snarare diskussionen av att det är många aktörer med olika målbilder och incitament som först behöver komma överens om mål och syfte och först därefter välja väg dit. Hela processen har mer karaktären av en gemensam förståelse och förhandlingsprocess.

Här behöver man utgå från de olika aktörernas drivkrafter och använda scenarioprocessen som en resonansbotten. Genom att i grupp diskutera framtiden och dess utmaningar utvecklar men successivt en förståelse för hur man skall kunna nå en gemensam framtid.

De analytiska metoder som används i stora företag har ett begränsat värde i offentlig sektor. Här kan man istället använda mer postmoderna metoder som bygger på analys av utmaningarna utifrån världsbilder och metaforer.

Referenser

Nedan finns en presentation scenarioplanering från en IHM Business School marknadsföringsaktivitet för den numera nedlagda Affärsutvecklingsutbildningen.

I SEVS projektet på Chalmersinstitutet Safer utvecklade vi tillsammans med flera olika aktörer inom fordonsindustrin en uppsättning scenarier för att bygga kunskap om omvärlden för morgondagens fordon. Här finns en broschyr som beskriver resultaten (PDF).

Här ytterligare en presentation av scenarioplanering, denna gång på engelska för ett projektmöte inom SEVS:

Artiklar

How to build scenarios – en bra och översiktlig introduktionsartikel av Lawrence Wilkinson som publicerades i Wired 1995.

Plotting your scenarios – en lite längre och djupare artikel om scenarioplanering av två av grundarna till GBN Peter Schwartz och Jay Ogilvy.